12 KPI руководителя проектов

Проекты проваливаются и причины могут быть разными, в том числе перерасход бюджета, срывы сроков, проблемы в поставках необходимого оборудования, изменение рамок проекта и т. д. Если в проекте не отслеживаются ключевые показатели (KPI), то, из моей практики, вероятность провала многократно возрастает: понимание KPI проекта критично для успеха.

При грамотном использовании, KPI позволяют отслеживать состояние проекта и заранее сигнализируют руководителю, если что-то начинает идти не так. При этом нужно учитывать, что для разных проектов подходят разные показатели. Ключевая задача руководителя для конкретного проекта выбрать те KPI, которые будут помогать, а не создавать дополнительную бюрократическую нагрузку. Определить ключевые показатели предпочтительно до старта реальных работ по проекту.

Ниже я привожу ключевые показатели проектов, которые я сам использую в своей практике, и которые не раз помогали мне в управлении проектами.

Первый и самый большой блок KPI касается бюджетного управления, которые я в своей практике свожу в одну таблицу. Данные показатели я считаю по-разному для внешних подрядчиков и внутренней команды. Для внешних подрядчиков я опираюсь на акты и оплаты, а для внутренней команды исхожу из числа фактически потраченных часов от общего числа планируемых часов на весь проект. Чтобы привести все к единому финансовому показателю, часы команды я умножаю на стоимость часа в деньгах.

  1. Отклонение от бюджета: показывает, насколько фактически бюджет проекта отличается от прогнозируемого бюджета. Данный показатель я контролирую на месячном уровне, управляя бюджетом в том числе по ключевым статьям затрат.
  2. Планируемые затраты (Planned value (PV)): показывает планируемый объем затрат по проекту на текущую дату (в деньгах или в часах).
  3. Выполненный объём работ в проекте (Earned value (EV)): считается как произведение % выполнения проекта и запланированного бюджета на весь проект.
  4. Фактически потраченный бюджет (Actual Costs (AC)): фактическая стоимость выполненных работ на текущую дату.
  5. Отклонение по стоимости (Cost variance (CV)): определяет, насколько фактические затраты по проекту выше или ниже планируемых. Считается как разница между освоенным объёмом и фактической стоимостью: CV = EV – AC.
  6. Отклонение по срокам (Schedule variance (SV)): считается как разница между освоенным и плановым объёмами: SV = EV – PV и показывает, насколько проект опережает или отстает от графика.
  7. Индекс выполнения стоимости (Cost Performance Index (CPI)): считается следующим образом CPI = EV / AC и показывает эффективность использования бюджета по проекту, сравнивая выполненный объем с фактическими затратами.
  8. Индекс выполнения сроков (Schedule Performance Index (SPI)): аналогичен CPI, акцентируется на сроках, а не финансах: CPI = EV / PV

Ниже приведен сводный пример по описанным выше показателям с одного из моих небольших проектов:

SPI обычно контролирую в виде графика:

  1. Количество ошибок: показатель показывает, где и как часто возникают ситуации, требующие исправления реализованной ранее в рамках проекта функциональности. Количество ошибок может оказать серьезное влияние на сроки и бюджет проекта. В своей практике я показываю статус по ошибкам в рамках еженедельных отчетов. Пример с одного из крупных проектов ниже:
  1. Ресурсный план: показывает количество людей, задействованных в проекте и процент их участия. Ресурсный план помогает оценить достаточность ресурсов на каждом этапе проекта и грамотно распределить задачи.
  2. Использование ресурсов: показатель показывает, насколько эффективно используются ресурсы в рамках проекта.

Показатели (10) и (11) я в своей практике оцениваю в системе управления проектами (Адванта, MS Project).

  1. Возврат инвестиций (RIO): пожалуй, самый известный из перечисленных KPI в методологии управления проектами. ROI показывает приносит ли проект прибыль и если приносит, то сколько. Показатель оценивает количество денег, потраченных на проект, к финансовой выгоде. Данный показатель обсуждается при защите проекта, когда мы оцениваем потенциальные выгоды от реализации проекта. В своей практике я продолжаю его мониторить приблизительно в течение года после запуска проекта, чтобы удостовериться, что эффект от реализации проекта достигнут.

Перед выбором KPI важно помнить, что показатели должны быть реалистичными, индивидуально определены для каждого проекта, согласованы ключевыми членами проектной команды и управляющего комитета до старта реальных работ по проекту.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.